Documenten bewaren na ontruiming - wat en hoe lang?

Een ontruiming is vaak een emotionele en fysiek zware klus. Of het nu gaat om de woning van een dierbare na een overlijden of uw eigen verhuizing, u komt onvermijdelijk een enorme berg papieren tegen. De verleiding is groot om alles wat oud lijkt direct weg te gooien. Maar let op: sommige documenten moet u wettelijk of om praktische redenen nog jaren bewaren.

Het is cruciaal om de administratie van de nalatenschap zorgvuldig af te handelen. U wilt immers voorkomen dat u later voor verrassingen komt te staan of belangrijke bewijsstukken mist. Hieronder vindt u een overzicht van de belangrijkste bewaartermijnen voor particuliere documenten en papieren die u vaak tegenkomt tijdens een ontruiming.

De algemene bewaartermijn voor particulieren

In Nederland geldt voor particulieren geen strikte, wettelijke bewaarplicht voor de meeste administratie. Dit is anders dan bij ondernemers, die hun basisadministratie zeven jaar moeten bewaren. Toch is het verstandig om uw financiële administratie minimaal vijf jaar te bewaren.

Waarom vijf jaar? De Belastingdienst heeft de mogelijkheid om tot vijf jaar na afloop van een belastingjaar belasting na te vorderen. Als u het niet eens bent met zo'n navordering, moet u bewijsstukken kunnen overleggen.

Documenten die u 5 jaar bewaart

Dit zijn de papieren die u nodig heeft om uw inkomstenbelasting en toeslagen te onderbouwen:

• Aangiften en aanslagen inkomstenbelasting
• Beschikkingen van toeslagen (zoals zorg- of huurtoeslag)
• Jaaropgaven en salarisstroken (hoewel het advies is om jaaropgaven langer te bewaren)
• Bank- en creditcardafschriften
• Correspondentie met de Belastingdienst

Documenten met een langere bewaarplicht

Sommige documenten hebben een veel langere bewaartermijn, soms zelfs levenslang. Dit zijn vaak stukken die betrekking hebben op uw identiteit, bezittingen of de afwikkeling van een nalatenschap.

Levenslang bewaren (of zolang ze relevant zijn)

Dit zijn de documenten die u het beste altijd bewaart, zeker als ze betrekking hebben op een overleden dierbare of de verdeling van een erfenis:

• Notariële akten: Denk aan een testament, huwelijkse voorwaarden, partnerschapsakten of schenkingsakten. Deze zijn essentieel voor de erfopvolging en het voorkomen van discussies tussen erfgenamen.
• Persoonlijke documenten: Geboorteakten, trouwboekjes, echtscheidingsovereenkomsten, adoptiepapieren en diploma's.
• Gegevens onroerend goed: Documenten met betrekking tot de aankoop, verkoop, verbouwing of hypotheek van een woning bewaart u het beste minimaal tien jaar nadat de hypotheek is afgelost.
• Loonoverzichten en pensioen: Hoewel maandelijkse loonstroken vaak na vijf jaar weg kunnen, is het verstandig de jaarlijkse loonoverzichten en pensioenoverzichten te bewaren tot u met pensioen gaat.

Documenten met een kortere termijn

Er zijn ook documenten die u slechts tijdelijk hoeft te bewaren:

• Polissen en contracten: Verzekeringspolissen, huurcontracten en servicecontracten bewaart u zolang het contract of de verzekering loopt.
• Garantiebewijzen en aankoopbonnen: Bewaar deze tot de garantietermijn is verstreken. Bij duurzame goederen is het soms verstandig ze te bewaren zolang u het product bezit.
• Facturen nutsvoorzieningen: Facturen van bijvoorbeeld water en elektriciteit bewaart u vaak vijf jaar, omdat schuldeisers tot die tijd aanspraak kunnen maken op de nalatenschap.

De ontruiming en uw administratie

Tijdens een ontruiming van een woning, zeker na een overlijden, is de hoeveelheid papierwerk overweldigend. Het is dan ook een van de meest tijdrovende onderdelen van de klus.

Tips voor het sorteren

1. Directe scheiding: Maak direct een grove scheiding tussen 'Financiën/Nalatenschap', 'Persoonlijk/Levenslang' en 'Weggooien'.
2. Digitaliseren: Veel documenten, zoals bankafschriften en verzekeringspolissen, zijn tegenwoordig digitaal beschikbaar. U hoeft ze dan niet op papier te bewaren.
3. Vertrouwelijk vernietigen: Gooi gevoelige documenten (met BSN, bankgegevens, etc.) niet zomaar bij het oud papier. Vernietig ze met een shredder of maak gebruik van een professionele vernietigingsdienst.

Als u de ontruiming uit handen geeft aan een gespecialiseerd bedrijf, zorg er dan voor dat u vooraf duidelijk aangeeft welke kasten of dozen met papieren zij absoluut niet mogen weggooien. Een professioneel ontruimingsbedrijf werkt netjes en milieuverantwoord, maar de verantwoordelijkheid voor het bewaren van uw administratie ligt altijd bij u.

Wanneer u meerdere offertes wilt vergelijken voor een complete ontruiming, kunt u via platforms zoals VergelijkOntruimingen snel en gratis tot vijf offertes ontvangen van geverifieerde en gecertificeerde partners. Dit helpt u om de beste keuze te maken, zodat u zich kunt richten op de belangrijke zaken, zoals het zorgvuldig afhandelen van de administratie en nalatenschap.